Privacyreglement

Privacyreglement sollicitanten- en vrijwilligersdatabase
Hireserve-Esdégé-Reigersdaal

Raad van bestuur van Esdégé-Reigersdaal,
Gelet op het bepaalde in artikel 4 protocol verwerkingen persoonsgegevens Esdégé-Reigersdaal
Besluit:
Vast te stellen het privacyreglement voor interne en externe sollicitanten.

Begripsbepalingen

Artikel 1

In dit reglement wordt verstaan onder:
Persoonsgegevens
Ieder gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.
Protocol
Het protocol verwerking van persoonsgegevens, zoals vastgesteld door de raad van bestuur en na goedkeuring van de Ondernemingsraad, op 26 augustus 2002.
Verantwoordelijke
Raad van bestuur van Esdégé-Reigersdaal.
Beheer
Sollicitanten voor wat betreft eigen gegevens, medewerkers M,O&O, Coördinator vrijwilligerswerk voor wat betreft de vacatures voor vrijwilligersfuncties en gegevens van vrijwilligers.
Gebruiker
Sollicitanten voor wat betreft eigen gegevens, leden sollicitatiecommissie, medewerkers M,O&O. Voor wat betreft de vacatures voor vrijwilligersfuncties, medewerkers M,O&O secretariaat en coördinator vrijwilligerswerk.
Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens.

Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Artikel 2
1. De verwerking van persoonsgegevens heeft tot doel:
– Toeleiding naar functie of vrijwilligerswerk.

Artikel 3
1. De verwerking van persoonsgegevens bevat uitsluitend gegevens over de volgende categorieën van de betrokkenen:
– Interne sollicitanten, kandidaat-vrijwilligers en externe sollicitanten.

 

Soorten van persoonsgegevens, wijze van verkrijgen

Artikel 4

  1. De verstrekkers van deze persoonsgegevens zijn:
    – Betrokkene
  2. De verwerking van persoonsgegevens bevat over de betrokkene de volgende gegevens:
    A. Emailadres
    B. Voornaam
    C. Voorletter
    D. Tussenvoegsel
    E. Achternaam
    F. Postcode
    G. Adres
    H. Woonplaats
    I. Geboortedatum
    J. Telefoonnummers
    K. Geslacht
    L. CV uploaden
    M. Vacature gevonden via
    N. Motivatiebrief uploadenR. Gewenst type dienstverband
    S. Gewenste functiegroep
    T. Gewenste uren
    U. Wachtwoord zodat de sollicitant toegang kan krijgen tot zijn/haar profiel
    V. Gewenste Regio
    W. Gewenste soort doelgroepNa inschrijving wordt geregistreerd:

    GG. Aantal gedane sollicitaties
    HH. Alle correspondentie naar de sollicitant
    II. Notities, gespreksnotities, reacties op vacatures
    JJ. Belangrijke informatie zoals lopende dienstverbanden e.d.

NB: Alle informatie die u invult in het sollicitatieformulier en heeft geüpload, met uitzondering van uw wachtwoord, wordt gedeeld met de sollicitatiecommissie als u wordt uitgenodigd voor een gesprek. De gegevens worden met de sollicitatiecommissie uitsluitend via het beveiligde Hireserve werving- & selectiesyteem gedeeld. Uiterlijk 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure worden gegevens met betrekking tot deze sollicitatie verwijderd.

Verwijdering van gegevens, vernietiging

Artikel 5

A. de ingeschreven kandidaat kan zijn gegevens verwijderen. Daarmee worden deze geanonimiseerd opgeslagen voor statistische doeleinden.
B. Na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De gegevens worden daarmee geanonimiseerd opgeslagen voor statistische doeleinden.
C. Gegevens waarvan de bewaartermijn verstreken is, worden automatisch geanonimiseerd weggeschreven. Gegevens worden verwijderd.

Ad A:
Het sollicitatieformulier wordt ontvangen in het Hireserve systeem via de website ‘werkenbijesdege-reigersdaal.nl’. Via zijn/haar persoonlijk profiel kan de kandidaat via ‘beschikbaarheid’ aangeven dat hij/zij niet meer actief bemiddeld wil worden. De gegevens worden dan geanonimiseerd verwerkt en verwijderd. Wanneer de kandidaat opnieuw bemiddeld wil worden, dient hij een nieuw profiel aan te maken. Daarnaast is het voor de kandidaat mogelijk om periodiek via het systeem een email te ontvangen of hij/zij nog beschikbaar is. Dit kan de kandidaat zelf instellen via zijn/haar profiel. Als de kandidaat aangeeft dan hij/zij niet meer beschikbaar is, worden de gegevens als eerder vermeld geanonimiseerd.

Op het moment dat een sollicitant binnen Esdégé-Reigersdaal wordt aangenomen, zal de clustermanager een indiensttredingsformulier- of mutatieformulier naar de afdeling MO&O/Werk & Advies sturen. De kandidaat blijft automatisch ingeschreven, om zo op de hoogte te blijven van de (interne) vacatures. De gegevens worden opgenomen in het personeelsdossier. De kandidaat kan er ook dan zelf voor kiezen om zich uit te schrijven.

Verstrekken en ontvangen van persoonsgegevens

Artikel 6

Uit het bestand worden persoonsgegevens verstrekt aan de volgende personen of
instanties:
Clustermanagers reden: Opstarten sollicitatieproces
Afdeling MO&O/Werk & Advies reden: Aanleggen personeelsdossier
Leden sollicitatiecommissie reden: voorbereiding op sollicitatiegesprek
Coördinator vrijwilligerswerk reden: Aannemen vrijwilliger

Slotbepalingen

Artikel 7

  1. Dit reglement kan worden aangehaald als reglement bescherming persoonsgegevens database voor interne sollicitanten, vrijwilligers en externe sollicitanten.
  2. Het reglement treedt in werking op 23 april 2018.
  3. Het reglement ligt ter inzage bij het openbaar register als bedoeld in artikel 6 van het protocol.

 

 

Facebook Twitter Linkedin