Privacyreglement

Privacyreglement sollicitanten- en vrijwilligersdatabase
Esdégé-Reigersdaal

Raad van bestuur van Esdégé-Reigersdaal,
Gelet op het bepaalde in artikel 4 protocol verwerkingen persoonsgegevens Esdégé-Reigersdaal
Besluit:
Vast te stellen het privacyreglement voor interne/ externe sollicitanten en
kandidaat-vrijwilligers.

Begripsbepalingen

Artikel 1

In dit reglement wordt verstaan onder:
Persoonsgegevens
Ieder gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.
Protocol
Het protocol verwerking van persoonsgegevens, zoals vastgesteld door de Raad van Bestuur en na goedkeuring van de Ondernemingsraad, op 26 augustus 2002.
Verantwoordelijke
Raad van bestuur van Esdégé-Reigersdaal.
Beheer
Interne en externe sollicitanten voor wat betreft eigen gegevens, medewerkers MO&O, Coördinator vrijwilligerswerk voor wat betreft de vacatures voor vrijwilligersfuncties en gegevens van vrijwilligers.
Gebruiker
Interne en externe sollicitanten voor wat betreft eigen gegevens, leden sollicitatiecommissie, medewerkers MO&O. Voor wat betreft de vacatures voor vrijwilligersfuncties: medewerkers MO&O secretariaat en coördinator vrijwilligerswerk.
Betrokkene
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft: interne en externe sollicitanten en kandidaat-vrijwilligers.
Verwerking van persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens.

Doel van de verwerking van persoonsgegevens

Artikel 2
1. De verwerking van persoonsgegevens heeft tot doel:
– Toeleiding naar functie of vrijwilligerswerk.

Artikel 3
1. De verwerking van persoonsgegevens bevat uitsluitend gegevens over de volgende categorieën van de betrokkenen:

  • Interne sollicitanten,
  • Kandidaat-vrijwilligers
  • Externe sollicitanten.

Soorten van persoonsgegevens, wijze van verkrijgen

Artikel 4

  1. De verstrekkers van deze persoonsgegevens zijn:
    – Betrokkene
  2. De verwerking van Persoonsgegevens bevat in het geval een reactie op een vacature de volgende Persoonsgegevens. In geval van reactie op vrijwilligerswerk verstrekt de Betrokkene alleen de Persoonsgegevens genoemd onder A t/m E
    A. NAW-gegevens
    B. E-mailadres
    C. Telefoonnummer
    D. Geslacht
    E. Geboortedatum
    F. CV
    G. Motivatiebrief
    H. Wachtwoord zodat de sollicitant toegang kan krijgen tot zijn/haar profiel
    I. Bewaartermijn (4 weken of 12 maanden na afronding procedure)Na inschrijving wordt geregistreerd:
    J. Alle correspondentie naar de sollicitant
    K. Notities, gespreksnotities, reacties op vacatures
    L. Belangrijke informatie zoals lopende dienstverbanden e.d.

Verwijdering van gegevens, vernietiging

Artikel 5

  1. De keuze tussen de bewaartermijn van de Persoonsgegevens van 4 weken of 12 maanden na beëindiging van de sollicitatieprocedure maakt de Betrokkene zelf tijdens de online sollicitatieprocedure of op een later moment in zijn/haar profiel. Na afloop van de bewaartermijn worden de Persoonsgegevens verwijderd.
  2. De betrokkene kan zijn Persoonsgegevens verwijderen. Vervolgens worden deze gegevens geanonimiseerd opgeslagen voor statistische doeleinden gedurende 3 jaar.
  3. Na een daartoe strekkend besluit van de Verantwoordelijke worden de Persoonsgegevens geanonimiseerd opgeslagen voor statistische doeleinden gedurende 3 jaar.
  4. Gegevens waarvan de bewaartermijn verstreken is, worden definitief verwijderd.

Ad 1:
Het sollicitatieformulier wordt ontvangen via de website ‘werkenbijesdegereigersdaal.nl’. Via zijn/haar persoonlijk profiel kan de Betrokkene via ‘beschikbaarheid’ aangeven dat hij/zij niet meer actief bemiddeld wil worden of dat hij/zij wilt dat de persoonsgegevens worden verwijderd. De Persoonsgegevens worden dan geanonimiseerd verwerkt en vervolgens verwijderd. Wanneer de Betrokkene opnieuw bemiddeld wil worden, dient hij/zij een nieuw profiel aan te maken. Daarnaast is het voor de Betrokkene mogelijk om periodiek via het systeem een email met jobalert te ontvangen.

Verstrekken en ontvangen van persoonsgegevens

Artikel 6

  1. Alle informatie die de Betrokkene invult in het sollicitatieformulier en heeft geüpload, met uitzondering van het wachtwoord, wordt gedeeld met betrokken medewerkers van de afdeling MO&O, de betreffende clustermanager en sollicitatiecommissieleden. In het geval van een reactie op vrijwilligerswerk wordt deze gedeeld met de coördinator
    vrijwilligerswerk. De gegevens worden met de sollicitatiecommissieleden uitsluitend via het beveiligde werving &
    selectiesysteem gedeeld.
  2. Persoonsgegevens worden verstrekt aan de Gebruikers voor de volgende doeleinden:
    Clustermanagers : opstarten selectieproces
    Afdeling MO&O/Werk & Advies: aanleggen personeelsdossier
    Leden sollicitatiecommissie: voorbereiding op sollicitatiegesprek
    Coördinator vrijwilligerswerk: aannemen vrijwilliger

Slotbepalingen

Artikel 7

  1. Dit reglement kan worden aangehaald als reglement bescherming persoonsgegevens database voor interne/externe sollicitanten en kandidaat-vrijwilligers.
  2. Het reglement treedt in werking op 21 april 2020.

 

 

Facebook Twitter Linkedin